11. srpna 2010

Filtry v Gmailu

Dnes si řekneme něco k filtrům a jak je správně používat v Gmailu.

a) Co je to Filtr?

Filtr je nástroj, pomocí kterého zajistíte nějakou automatickou akci s emailem, pokud tento email splňuje Vámi definovaná pravidla. Tedy třeba můžete pomocí filtru zajistit, že příchozí pošta z domény Vašeho zaměstnavatele bude automaticky opatřena štítkem "Práce".

b) Co je to štítek?

V dřívějších dobách se používali tzv. Složky a do nich se vkládali určité, Vámi požadované, emaily. Nevýhodou tohoto řešení je fakt, že email může patřit pouze do jediné takové složky (anebo do žádné). Řešením jsou právě štítky, pomocí kterých můžete email označit, v tomto případě již může jeden email obsahovat libovolný počet štítků. 

c) Další využití filtrů

Využití filtrů je opravdu mnoho, představte si situaci, kdy Vám někdo posílá neslušné emaily a podobně, v tomto případě není nic jednoduššího, než si vytvořit filtr, pomocí kterého zajistíme, že všechny emaily od tohoto člověka budou ihned automaticky smazány, či třeba jen přesunuty do koše. 

Gmail obsahuje někdy až příliš přísný spam filtr a někdy se stane, že i obyčejná pošta se automaticky dostává do spam koše. Ani v tomto případě není nic těžšího, než vytvořit filtr, který tomuto zabrání.

Využití filtrů je tedy veliké, pojďme se podívat na to, jak se takový filtr vytvoří. 

d) Vytváříme filtr

Vytváření filtrů je velmi jednoduché. V hlavním okně Gmailu klikněte na odkaz "Nastavení", čímž se dostanete do nastavení svého Gmailu. Zde klikněte na odkaz "Filtry". Ve spodní části stránky klikněte na odkaz "Vytvořit nový filtr".

Nyní si musíme rozmyslet, dle jakého typu pravidla budeme poštu filtrovat. Ve většině případů se pošta filtruje dle emailu odesílatele, např. pokud Vám někdo posílá nevyžádané emaily, není nic lehčího, než použít jeho emailovou adresu (spammer@abcq.cz), případně jeho celou doménu (@abcq.cz).

Dalším vodítkem pro filtrování pošty může být třeba text předmětu - pokud Vám chodí často obtěžující emaily s předmětem obsahující text "soutěž", můžete tento text napsat do předmětu. Meze se nekladou.

Jakmile máte pravidla napsána (každý filtr může obsahovat více pravidel samozřejmě), můžete si pomocí tlačítka "Test hledání" nechat vyhledat ve své poště ty emaily, které odpovídají Vámi nastavenému filtru. Následně pokračujte stisknutím tlačítka "Další krok".

Na následující obrazovce si již jen volíte akce, které mají být s odpovídající poštou provedeny. Takovou to poštu tak můžete rovnou archivovat, nebo nastavit jako přečtenou, označit hvězdičkou, opatřit štítkem (štítek případně nejprve vytvořit), přeposlat, smazat nebo zajistit, že tato pošta nikdy neskončí ve spamu a to i v případě, kdy ji Gmail vyhodnotí jako spam. Samozřejmě můžeme vybrat více akcí najednou. Pokud zatrhnete možnost "Použít filtr také pro níže uvedené konverzace" tak zajistíte, že již doručená pošta odpovídající filtru bude taky zpracována filtrem. Jakmile jste ze vším spokojeni, filtr uložte pomocí tlačítka "Vytvořit filtr".

Filtr se ihned stane aktivním a bude provádět to, co jste mu nastavily. Vytvořený filtr se Vám zobrazí i v seznamu filtrů. Filtry jsou velmi silný nástroj a dá se pomoci nich práce s emaily zjednodušit, nebo naopak více znepříjemnit. Osobně nedoporučuji rovnou mazat poštu pomocí filtrů, aby jste si náhodou nevymazali důležitou poštu. ;)

3 komentáře:

  1. Často mi chodila důležitá pošta do Spamu, tak jsem nastavil filtr na .cz a snad to bude stačit :)

    OdpovědětSmazat
  2. Ahoj,
    vím jak vytvořit štítek, ale jak udělat to, aby se nezobrazoval v doručené poště. Mám štítek reklama a tím si označuji reklamní maily. Jak mám prosím udělat, aby se takto označené maily nezobrazovali v doručené poště. Díky
    Marek

    OdpovědětSmazat
  3. Stačí při vytváření filtru zaškrtnout možnost:

    "Přeskočit Doručenou poštu (Archivovat)" ;)

    OdpovědětSmazat